网络时代创新档案管理模式探究

摘要：档案管理在各行业发展中，尤其是目前示范校建设、评估等过程中发挥着越来越大的作用，档案工作的重要性已被更多人所认同。但随着网络技术的发展，传统的档案管理模式面临着新的机遇和挑战。本文针对如何在网络化的时代背景下更好地进行档案工作，提高档案管理水平进行了详细的研究并提出了对策。

关键词：档案管理;网络时代;对策

信息资源和物资、能源，共同被认为是构成现代社会发展的三大支柱性资源。档案属于信息资源的一种，同样起着支柱性作用。当今互联网络已成为人们获取信息的主要途径，因此，档案管理也应顺应时代的要求，通过网络进行管理并提供开发和利用。

1档案工作面临的形势

1.1科技进步为档案事业发展带来了新的契机

当今世界，人们的政治、经济、文化生活无不与科技发展密切挂钩。对档案事业而言，现代化的科学技术正提高着档案设备的性能，为档案管理的现代化提供了必要的条件。同时，科技的进步，为档案管理工作提供了更多的新技术、新产品、新材料，这都进一步加速着档案现代化的进程。

1.2档案管理的信息化、网络化突起

信息和网络技术的发展，推动了档案工作的信息化进程。高校档案信息化管理要求实现档案的数字化和网络化。随着办公自动化的实现，档案管理也要求实现信息的接收、传递、存储和利用的一体化。新的档案管理的软件也逐步由单机版实现了网络版，高校档案信息逐渐实现了高度的共享。[1]

2档案管理存在的问题

档案管理虽然起着至关重要的作用，但档案管理工作中仍存在着许多突出的问题，档案网络化管理对于改善传统的档案管理体制，提高档案管理效率具有十分重要的意义！目前的我国人事档案管理制度是在计划经济体制下建立起来的。随着社会主义市场经济体制的逐步建立和不断完善，以及人事制度改革的进一步深入，受就业的多样性和不确定性影响，大学毕业生档案的流动更加频繁，现行大学毕业生档案管理工作已无法适应时代发展的要求。

在对档案管理上不够系统，而且档案的管理工作人员对档案的管理不够重视。档案管理如果缺乏了系统完整性的管理就会造成档案的数量以及档案内容的信息资源上的不齐全。这样导致的后果就是档案信息的失真而不能让档案发挥出其该有的真正的作用，不仅如此，这还会让上级部门对档案保管以及征用产生一定的麻烦和困难。

2.1档案源问题

档案源问题主要指档案的收集环节存在的问题。按照规定，归档文件要符合几个要求：一是收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。同时，归档材料的纸张、载体字迹等方面都有严格要求;二是归档材料门类必须齐全。我院档案室共有九大类档案，包括文书、教学、科研等，每年能收缴到的档案材料往往存在纸张、字迹不合要求，复印件大量存在，重要档案如大型设备档案、科研档案无法收集归档等问题，这些问题的存在已经成为我院今后档案利用的一个瓶颈。

2.2电子文件归档标准尚不完备

随着计算机、通信、数字技术的广泛使用，越来越多种类的电子文档出现，这些电子文件的积累、保存基本还处于无序状态。针对近年来大量出现的电子文档，国家却缺乏一个统一完善的管理标准，即使是为数不多的几个标准也只是一些原则性的常态问题，对于具体到每个单位电子文书的管理只能起到指导的作用，缺乏可操作性。因此，要怎样科学管理这些电子文件成为记录管理发展面临的一大挑战。为了解决这个问题，单位需要规划制定电子文件归档和电子档案管理的标准，这个标准要符合国家的相关标准，也应该适合本单位的具体情况，并且具备可行性。[2]

2.3档案资源的深度开发和提供主动服务的意识不够

档案真实记录了社会实践活动，同时为一个新的社会实践提供了最真实可靠的证据和依据，这不是可以用金钱来衡量的。档案一方面完整保存了历史的原貌，另一方面为我们今天的工作提供了借鉴。鉴于档案的作用和意义，抓好我院的档案网络建设，进行档案深度开发研究和利用已迫在眉睫。

3网络时代档案管理的对策

目前倡导以信息化带动档案事业的多元化信息化发展，扩大档案信息资源的开发利用，加快档案资源的数字化、信息服务的网络化，跟上时代的步伐，与网络信息化同步进行，争取早日实现档案工作的现代化。针对我院档案管理的现状，我认为网络时代档案管理应该采取以下对策。

3.1从源头抓起，重视档案资源的建设

网络时代的档案管理是为了更好地满足利用者的需求，因此，档案的全面性和完整性非常重要。要使馆藏档案更加完备，必须从源头抓起，即重视档案材料和档案资源的收集。从档案管理的现状来看，我们在档案资料收集上尚存在许多问题，如档案纸质材料缺失、实物档案散布在很多部门或者个人手中、科技档案不完整、设备档案几乎空白等等。如何解决这一问题，我认为必须做好以下工作。

3.1.1做好沟通和宣传工作

各职能部门的业务活动行成的材料，以及领导的基层调研等都是档案的一部分。作为档案工作者，要及时地到各部门进行实地了解，同时开展一系列的宣讲班，使每一个人意识到档案工作的意义和重要性，从我做起、从自己的工作范围做起，养成良好的及时整理材料并保管的好习惯，这样，散存于部门和个人手中的重要档案才能完整地归档。否则，没有每一个人对档案工作的支持，档案资源的收集就成了无源之水、无本之木。我们也就不可能在网络时代最大程度地满足利用者的需求。[3]

3.1.2建设完善的档案网络以促进档案材料的收集

就我院而言，系部科室共有30多个，每个部门都会形成新的档案资料，档案人员除了平时的调研，还需要进行集中的收集整理。而专职档案人员很少，因此，建立完善的档案网络以协助收集非常重要。我院正在逐步建立档案资料收集的网络体系，每个部门都指定有专门的兼职档案员，对部门形成的档案进行收集，并通过档案网络定期交流收集资料的经验。这一体系的建立，使档案管理部门能及时得到档案资料收集的信息，便于统一管理，同时克服了档案工作人员缺乏不能面面俱到的矛盾。

3.2加快制定档案信息化标准和规范

我国档案管理的国标和地标及规范陆续出台。这些规范性文件的出台，逐渐将信息化时代档案管理引入到规范化和制度化的范畴。这对于档案管理自身建设和社会发展都具有重要意义。目前档案信息化建设仍处于起步阶段，许多实质性内容实际操作存在较大差异。鉴于此，我们只有以国标和地标为依据，积极制定符合本单位实际的档案收集和整理标准，尤其是电子档案归档管理规范，才能在信息网络时代更好地发挥档案工作服务大众、服务社会的价值。

开展建立系统为了档案的管理和利用提供了更为便捷的平台。在网络环境下，我们对档案资源的收集、整理、归档以及开发利用都可以通过网络得以实现，从而使档案的价值实现最大化。但我们不得不意识到网络技术是一把双刃剑，在帮助改变传统档案管理模式的同时，也带来了许多问题，如档案信息资源的安全性、合法性、兼容性等，这些问题的解决将有利于推动网络环境下档案的管理和利用进程。

3.3档案与网络技术相呼应

（1）在这个飞速发展的网络时代，网络技术的发展，在档案的开发利用方面，一个重要的作用就是可以建立文件档案的目录中心。通过网络技术的对接便应用，便于我们可以开发出更多的渠道以及相关联的检索方法，这样，在查找档案的时候就可以非常地方便、快捷，即使我们无法知道是该档案属于哪一类的，那幺我们也可以通过跨库检索的方式查询到，这比在之前我们传统的先查找档案类别然后再查找档案文件要便捷的多。为以后的工作节约了很多时间，非常便捷，效率很高！

（2）利用网络优势，加强编研工作力度

在网络的大环境中，现时代网络的便捷给各个领域都提供了更多的优势。在档案管理的高效运转中起到了很好的作用！与网络技术相连接，优化传统档案管理中的不足之处，整合一套系统智能的档案管理体系，而网络在以后的档案管理发展中起到至关重要的组成部分。科学，有效，事半功倍加强编研工作力度 ，档案人员要走出封闭的档案室，主动参与单位各项工作，努力成为单位各部门各岗位工作的行家，摸清机关、单位各项工作的需要，本着需要什幺编研什幺，定好题，选好材，有的放矢，争取编研工作件件出成果，件件起作用。注重联合网络，借助外力。审计档案编研成果的编撰、制作、工作相当巨大，单凭档案内部的力量是难以胜任的，很有必要借助外部的力量，实现联动效应。基层审计档案要想进行多层次，多角度，多渠道的档案信息资源开发，必须坚持与实际工结合，馆室合作、部门协作，室内外档案信息开发并举的方针，必须立足室藏，面向全社会，打破部门界限，开展纵横联合，形成最佳状态的编研结构，其成果才具有实效性！

（3）提高档案编研人员的业务素质

提高档案人员的业务素质，不断强化档案编研人才队伍建设。在社会网络发展日新月异的今天，编研工作要想有所作为，必须有所创新，而创新的关键是培养编研人员的创新精神和创新能力。档案编研人员不仅应具备扎实的档案专业知识，还应熟知和了解相关学科知识，尤其是现代化管理知识，努力使自己成为同时具有专业知识和多方面相关知识的复合型人才，为编研工作提供人力保障。基层审计机关要按照《档案法》的规定和要求，专门配备档案编研人员，并为档案编研人员接受培训创造条件，采取请近来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合等培训方式，不断拓宽审计档案编研人员的知识面，提高档案编研人员的业务素质。

4结束语

档案是历史发展的记录，档案管理对高校的教学、科研等起着重要的作用。在信息全球化的大背景下，我们应该根据自身发展的实际情况，发现、分析档案管理中存在的问题，制定科学有效的档案管理策略。我相信，随着网络信息技术的发展，我们的档案管理事业将步入一个新的台阶。

参考文献

[1]石莉，印莉娟.论网络时代档案资源的开发与利用[J].北京理工大学学报（社会科学版）， 2007，（05）.

[2]李卫华.论我国档案利用工作的现状及对策[J].安阳工学院学报，2007，（05）.

[3]周英.企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].安徽大学学报，2003，（03）.

作者简介：赵国军，（1992.04-），男，河北省唐山市，汉族，本科，助理馆员（档案类），机械设计制造及其自动化专业。